venerdì, 27 Novembre

Vogliamo trasformare le riunioni commerciali in momenti di crescita professionale?

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Per loro natura le riunioni degli uffici commerciali sono molto ricche di argomenti foss’anche solo perché mercati e vendite sono quanto di più fluido esista.

Non tutti i Direttori Commerciali però fanno riunioni con i loro collaboratori e ancor meno con le risorse commerciali esterne; viceversa capita che diventino manifestazioni di “potere” rimarcando un solco tra Direttore e collaboratori, questi ultimi confinati a un ruolo passivo.

Personalmente sono favorevole ai momenti di confronto periodici purché siano produttivi e portatori di crescita professionale. Ci sono sempre argomenti importanti da discutere e che abitualmente riempiono le agende, quali andamento delle vendite, input commerciali, discussione target, ecc. tutte cose note.

Occorre andare oltre e prevedere un flusso contrario, che parta dalla base e arrivi alla Direzione, flusso stimolato e pilotato da quest’ultima.

Le riunioni non devono cadere nella routine bensì diventare un momento di creatività

Perché ciò avvenga è indispensabile un coinvolgimento totale della base ovvero dei collaboratori: essi non devono essere spettatori semi-passivi ma protagonisti delle riunioni, ciascuno per la sua parte.

Ecco che un metodo di gestione delle riunioni potrebbe essere:

  • parte introduttiva a opera del Direttore commerciale: egli comunica tutto ciò che riguarda il coordinamento e l’orientamento dei venditori; deve essere anche il momento dello stimolo e della inevitabile verifica delle performance di vendita; 
  • parte tenuta a turno dai venditori stessi, opportunamente preparata e avente precisi topic da approfondire;
  • chiusura a opera del Direttore commerciale, che potrà fare una sintesi interpretativa dei punti discussi e dare le opportune linee guida o una “to do list”.

In tal modo i venditori sono costretti a una meticolosa preparazione dell’incontro – sulla base dell’argomento a essi assegnato – e ne avvertono la responsabilità, dovendo esporsi davanti a una platea di persone: in questo senso ciò rappresenta un utile esercizio di sintesi, di propositività e non ultimo di public speaking. 

La riunione diventa così occasione di crescita professionale per i venditori

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Compito del Direttore Commerciale è determinare l’argomento che il collaboratore deve sviluppare durante l’incontro; ciò non è difficile dal momento che i topic sono molteplici, quali ad esempio:

  • casi di vendite di successo e perché
  • casi di insuccesso e perché
  • andamento del settore merceologico di competenza
  • andamento del mercato geografico di competenza
  • soluzioni proposte a eventuali problemi (sconti, pagamenti, ecc.)
  • proposta di contenuti di valore per la promozione aziendale
  • analisi dell’attività dei competitor
  • presentazione di un piano Paese
  • presentazione di prospect e lead individuati
  • proposte per recupero clienti dormienti o persi
  • analisi di nuovi canali distributivi

A questa fase potrà seguire un momento di Q&A.

Quanto sopra, sono temi generici e ogni azienda ha i suoi ambiti specifici di approfondimento.

In tal modo i partecipanti ricevono stimoli potenti dal momento che le circostanze discusse li riguardano in prima persona, vuoi perché tocca a loro parlarne, vuoi perché sono stimolati a fare proprie le esperienze dei colleghi.

Peraltro ciascuno dei topic esposti diventa un momento di confronto, in cui il Direttore commerciale può esercitare il ruolo di moderatore neutrale.

È da momenti come questi che possono nascere idee per innovare l’attività lavorativa nonché l’approccio al mercato ed al cliente

La soluzione individuata è un equilibrio tra gli approcci top-down e bottom-up (quest’ultimo molto in voga nelle soluzioni tipo Canvas) e può determinare una relazione molto efficace tra direttore di funzione e collaboratori, in cui l’inevitabile azione di input e coordinamento dall’alto va a stimolare atteggiamenti propositivi dal basso, mettendo ulteriormente alla prova le capacità e il valore delle persone.

Per concludere le best practice di ordine gestionale (escluso cioè ogni riferimento alla natura degli argomenti) per una riunione profittevole sono riconducibili a:

  • evitare il più possibile l’improvvisazione della riunione “chiamata dal corridoio”, salvo vere emergenze;
  • predisporre e condividere prima della riunione un’agenda degli argomenti;
  • evitare il monologo di chi indìce la riunione ovvero prevedere più speaker;
  • suscitare interventi e stimolare il confronto;
  • prendere a esempio situazioni reali come casi studio finalizzati all’insegnamento che si desidera trasmettere; meglio se i casi studio sono presentati dai collaboratori, come sopra spiegato;
  • compilare e condividere un verbale;
  • definire con chiarezza le azioni da svolgere, soggette a verifica e confronto in un incontro successivo.
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Ma soprattutto pensare sempre all’arricchimento che si vuole produrre e trasmettere in quella specifica riunione.

Idealmente, la riunione riuscita è quella che, qualora sottoposta a un sondaggio anonimo, venga qualificata come utile e non come perdita di tempo.

I meeting online

Quanto esposto in precedenza vale anche per i meeting online.

Semmai la differenza con quelli live sta più nei tecnicismi: lo scoglio principale da superare è a mio avviso la capacità di moderare la riunione, gestendo al meglio le pause, gli interventi e i relativi permessi, gli spazi per i commenti, ecc. in modo che il meeting scorra fluidamente, senza sovrapposizioni tra i partecipanti.

In altre parole il moderatore deve definire le regole, fare in modo che tutti siano a proprio agio e che possano esprimersi ordinatamente.

Qualche semplice avvertenza di natura tecnica potrebbe ricondursi a:

  • scegliere un tool per meeting a più persone che consenta ai partecipanti di vedersi reciprocamente (cosa che normalmente non avviene nei webinar dove i partecipanti possono essere molti), ricreando il più possibile il clima live;
  • fare una prova “tecnologica” pre-meeting per evitare le inevitabili interruzioni;
  • gestire i tempi e i dettagli degli interventi, meglio se definiti in precedenza;
  • prevedere la modalità di condivisione dello schermo;
  • evitare di interrompere gli interventi;
  • registrare la sessione live e inoltrare il link alla registrazione.

La buona riuscita di un meeting online tra colleghi dipende quindi principalmente da una buona organizzazione, la pratica del tool del meeting farà il resto.

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About Author

Alberto Scanziani

Laureato in Ingegneria nucleare, ha sviluppato la sua carriera in ambito tecnico commerciale, occupandosi di beni industriali ad alto contenuto tecnico, prima come Export manager quindi come Direttore Commerciale e Marketing nelle PMI (settori Meccanica, Gomma Plastica, Macchinari, Metalli, Subfornitura). Temporary Manager da otto anni in ambito Commerciale-Marketing e Sviluppo Business, con particolare esperienza nella penetrazione e sviluppo di mercati esteri. Specializzato in attività di ottimizzazione del business model, in metodologie di acquisizione di nuovi clienti, costruzione e gestione di reti commerciali worldwide, ricerca di nuovi canali merceologici di sviluppo per le aziende, usando i più moderni strumenti di comunicazione e di Digital Marketing.

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